Le contrat d'accueil ONE : les 12 mentions obligatoires, et celle qu'on oublie toujours
Par Cyril Polizzi — fondateur de Solencis Kids, ancien directeur de crèche.
Le contrat d'accueil n'est pas un document que vous rédigez. Vous partez d'un modèle élaboré par l'ONE, vous le complétez, vous l'envoyez à l'ONE pour approbation — et c'est seulement une fois approuvé qu'il devient le vôtre. Il doit porter douze mentions minimales, fixées par l'article 11 de l'arrêté du 2 mai 2019. Celle qu'on oublie le plus souvent est la septième : la période de familiarisation, avec ses modalités pratiques et financières.
Et il y a un piège, qui coûte plus cher que tous les autres : une fois le contrat approuvé, vous ne pouvez plus le modifier seule. Un horaire revu, un tarif changé, une annexe ajoutée — tout repasse par l'ONE avant d'être appliqué. C'est l'article 45, et c'est la ligne que presque personne ne lit.
Le modèle vient de l'ONE, et il ne se réécrit pas
L'article 11 commence par une phrase courte et sans échappatoire : « Le pouvoir organisateur établit un contrat d'accueil selon le modèle élaboré par l'ONE. » Ce n'est pas une formalité de dossier : c'est une condition d'autorisation. Le Conseil d'administration de l'ONE a approuvé ces modèles le 29 avril 2020, et il en existe un par type de milieu d'accueil et par niveau de subventionnement. Celui d'une crèche subsidiée n'est pas celui d'une accueillante indépendante, qui n'est pas celui d'un service d'accueil d'enfants — c'est aussi pour ça que ce que chaque statut change se joue bien avant le premier parent.
Autre changement, facile à manquer : depuis 2019, le contrat d'accueil absorbe l'ancien règlement d'ordre intérieur. L'ONE l'écrit noir sur blanc — la disposition « englobe les anciennes notions de Règlement d'Ordre Intérieur (dispositions générales) et de contrat d'accueil (dispositions particulières convenues avec les parents) ». Si vous avez encore un ROI d'un côté et un contrat de l'autre, vous travaillez sur l'architecture d'avant. La bascule devait être envoyée à l'ONE pour la fin 2021.
Ce que vous pouvez faire du modèle, et ce que vous ne pouvez pas, tient en deux phrases de l'ONE. Votre identité visuelle : oui — « toute forme de créativité visant à illustrer l'identité visuelle du milieu d'accueil est possible et laissée à la libre appréciation de chacun des pouvoirs organisateurs ». Vos clauses à vous : pas tout de suite — « toute disposition complémentaire ne pourra être rendue applicable que moyennant l'approbation du texte complet par l'ONE ». Votre logo passe, votre paragraphe attend.
Le modèle correspondant à votre milieu vient de l'ONE, accompagné d'un mode d'emploi qui reprend la même table des matières et commente chaque disposition, exemples à l'appui. Prenez toujours la version en cours, jamais une copie gardée dans un dossier depuis trois ans : si vous ne savez pas laquelle est la bonne, la question se pose à votre agent conseil quand vous êtes accueillante indépendante, à votre coordinateur accueil quand vous relevez d'une crèche ou d'un service.
Les 12 mentions minimales, en clair
Le mot qui compte dans l'article 11, c'est « au minimum ». Votre modèle peut aller plus loin ; il ne peut jamais aller moins loin. Les voici dans l'ordre du texte, traduites en langage de tous les jours.
- 1. Qui porte le milieu d'accueil — la dénomination, le statut et les coordonnées du pouvoir organisateur, le type d'accueil organisé, et les coordonnées du ou des milieux d'accueil. Si vous êtes accueillante indépendante, le pouvoir organisateur, c'est vous.
- 2. Qui sont les parents et l'enfant — l'identification des uns et de l'autre.
- 3. L'horaire de l'accueil de l'enfant — pas vos heures d'ouverture : les siennes.
- 4. Les dates prévues d'entrée et de départ — la date de départ étant présumée être celle de la prochaine rentrée scolaire qui suit son troisième anniversaire.
- 5. La gestion des demandes d'accueil — comment une place se demande, s'attribue, se confirme.
- 6. Le suivi médical préventif des enfants et la surveillance de la santé communautaire.
- 7. Les modalités pratiques de l'accueil et de la période de familiarisation — celle qu'on oublie. Elle a droit à sa section, juste en dessous.
- 8. Le cas échéant, l'avance forfaitaire — « le cas échéant » : rien ne vous oblige à en demander une. Mais si vous en demandez une, elle s'écrit ici, et nulle part ailleurs.
- 9. Le montant, les modalités de calcul et de révision de la participation financière des parents — la mention qui décide de vos factures. On y revient à la fin, c'est le nœud de l'article.
- 10. Les modalités de révision et de résiliation du contrat, avec un délai de préavis de maximum 3 mois.
- 11. Les assurances contractées par le pouvoir organisateur — l'article 31 en énumère trois : responsabilité civile, professionnelle, et dommages corporels. Cette dernière est la nouvelle venue de la réforme : vérifiez que votre police la couvre vraiment avant de l'écrire dans le contrat.
- 12. Les modalités pratiques de fonctionnement et d'organisation — c'est ici qu'atterrit l'ancien règlement d'ordre intérieur.
La familiarisation se décide dans le contrat, pas après
L'article 12 est court : le pouvoir organisateur « prévoit une période de familiarisation au cours de laquelle chaque enfant est accueilli, avant l'entrée en vigueur du contrat d'accueil, progressivement avec et sans ses parents ». Puis vient la phrase qui surprend tout le monde : « Les modalités pratiques et financières de la période de familiarisation sont intégrées dans le contrat d'accueil. »
Financières. Autrement dit : la question « ces demi-journées de familiarisation, elles se paient ou pas ? » ne se règle pas en septembre, au comptoir, avec une famille qui pose la question. Elle se règle une fois, par écrit, dans le contrat — et la même réponse vaut pour toutes les familles, puisque le contrat est identique pour toutes.
Sur le contenu, les modèles de l'ONE donnent une base : des moments de rencontre scindés, idéalement, en minimum cinq périodes avec le parent et minimum cinq périodes progressivement sans lui. L'Office prend soin de préciser que ce n'est pas un dispositif technique à appliquer tel quel, mais « un processus qui implique un investissement relationnel et professionnel important ». Le nombre est un repère, pas un tampon.
Et il y a une conséquence juridique que peu de gens voient venir. Puisque le contrat n'entre en vigueur qu'au terme de la familiarisation, une famille qui renonce avant la fin ne rompt pas un contrat : elle annule une inscription. Les modalités de préavis ne s'appliquent pas. La seule conséquence que l'ONE admet, c'est que vous puissiez conserver l'avance forfaitaire — à deux conditions : que la décision des parents ne relève pas d'un cas de force majeure, et que votre contrat le prévoie. S'il ne le prévoit pas, vous ne gardez rien.
L'avance forfaitaire : un mois maximum, rendue en un mois maximum
L'article 44 vous autorise à demander, à la signature, « le versement d'une avance forfaitaire destinée à assurer la réservation de la place et à garantir la bonne exécution » des obligations des parents. Deux plafonds l'encadrent, et ils tiennent en une phrase chacun.
- Combien : l'avance « correspond au maximum à l'équivalent d'un mois d'accueil, calculé sur base de la fréquentation demandée ». Un enfant inscrit trois jours par semaine ne laisse donc pas la même avance qu'un enfant à temps plein — le calcul suit le contrat, pas un montant rond décidé une fois pour toutes.
- Quand elle revient : si l'entrée n'a pas pu avoir lieu pour un cas de force majeure, ou à la fin de l'accueil si toutes les obligations parentales ont été exécutées — et dans un délai « ne dépassant pas un mois ».
Vous pouvez la conserver quand la rupture se justifie par le non-respect, par les parents, de leurs obligations contractuelles, et en cas de faute grave de leur part. À l'inverse, si c'est vous qui fermez et que les parents ont tenu leurs engagements, l'avance leur revient — et, le cas échéant, la partie du mois non prestée lorsque la participation financière est payée d'avance. C'est le genre de ligne qu'on est content d'avoir écrite noir sur blanc le jour où la conversation devient tendue.
Le préavis : trois mois maximum — et un mois avec le subside d'accessibilité
L'article 11, 10° fixe un plafond, pas une durée : « un délai de préavis de maximum 3 mois ». C'est vous qui écrivez le vôtre dans le contrat ; vous ne pouvez simplement pas dépasser trois mois.
Mais le même arrêté produit deux régimes, et c'est là que les contrats se trompent le plus souvent.
- Milieu non subsidié, ou au seul subside de base : les parents peuvent résilier sans justifier leur décision, en respectant le préavis écrit dans le contrat — trois mois maximum. Ce préavis est soit presté (l'enfant continue à venir), soit payé.
- Milieu bénéficiant a minima du subside d'accessibilité : le préavis des parents « ne peut être d'une durée supérieure à un mois ». Écrire trois mois dans ce contrat-là, c'est écrire une clause qui ne tiendra pas.
Des deux côtés, les parents peuvent partir avec effet immédiat, sans préavis, en cas de force majeure ou de faute grave du milieu d'accueil. L'ONE prévient qu'il ne se positionne généralement pas lorsque les parents invoquent l'une ou l'autre, faute de définition ailleurs que dans la jurisprudence : en cas de litige, c'est la justice de paix qui tranche. Et un milieu d'accueil, lui, ne peut rompre que pour un motif objectivable et pertinent — s'il est subsidié, après une mise en demeure et une enquête sociale dont le rapport est écrit, deux gestes que l'Office qualifie de « deux formalités substantielles ».
Le piège : toute modification passe par l'ONE avant d'être appliquée
Voici la phrase entière, article 45 : « Toute modification du projet d'accueil ou du contrat d'accueil doit être approuvée par l'ONE préalablement à son application. »
Préalablement. Pas « pour information », pas « à la prochaine visite ». L'ONE détaille même l'ordre des gestes, et il n'est pas celui qu'on suit spontanément : toute modification proposée doit être communiquée à l'ONE pour approbation, avant d'être autorisé à la communiquer aux parents pour accord. On ne prévient donc pas les familles d'abord. On fait approuver, puis on présente, et les parents signent un avenant au contrat initial.
Deuxième surprise, dans la foulée : « le contrat d'accueil initial reste applicable pour les parents qui n'auraient pas marqué leur accord ». Vous pouvez donc avoir, en même temps, dans le même milieu, deux versions du contrat en vigueur. Ce n'est pas une anomalie — c'est prévu. Mais cela veut dire qu'il faut savoir, famille par famille, quelle version a été signée, et à quelle date. Le jour d'un contrôle ou d'un désaccord, c'est exactement la question qu'on vous posera.
Dernier détail, et il évite un aller-retour : ce n'est pas le même interlocuteur qui approuve. Pour un milieu subsidié, la décision revient à l'Administration générale de l'ONE, sur avis conjoint des coordinateurs accueil et des inspectrices comptables. Pour un milieu non subsidié, elle revient au Comité subrégional, sur avis des coordinateurs accueil et des agents conseil. Envoyer son dossier à la mauvaise porte, c'est du temps perdu sans que personne ne vous prévienne.
Un service d'accueil d'enfants — le service d'accueillantes, comme presque tout le monde dit encore — ne gère pas quarante contrats indépendants : il gère un modèle, ses avenants, et la date à laquelle chaque famille a signé quoi, sur autant de lieux d'accueil qu'il compte d'accueillantes. Cela ne se tient pas de tête. Chez nous, un service d'accueil d'enfants ouvre à chacune de ses accueillantes son propre espace et garde la vue d'ensemble sur ses enfants, ses présences et sa facturation ; le contrat, lui, se remplit dans le dossier de l'enfant — là où vivent déjà l'horaire et les jours réservés.
Pourquoi ce document décide de votre facture
C'est la partie qu'on rate le plus, parce qu'on range le contrat d'accueil du côté « papiers » et la facturation du côté « argent ». Ce sont les mêmes lignes.
Si votre pouvoir organisateur bénéficie a minima du subside d'accessibilité, l'article 124 § 2 le dit sans détour : « La participation financière est facturée sur la base des journées de présence prévues dans le contrat d'accueil », sauf absences justifiées. Ce n'est donc pas le pointage qui facture — c'est le contrat. Un enfant attendu le lundi, le mardi et le jeudi est facturé sur ces jours-là, présent ou non, tant que l'absence n'est pas justifiée dans les conditions prévues par l'arrêté et son annexe 2.
Si vous êtes accueillante indépendante, ou si votre milieu ne touche aucun subside ou le seul subside de base, c'est l'article 121 qui s'applique : vous fixez vous-même le montant, les modalités de calcul et de révision. Avec une exception, écrite dans le même article, qui vise surtout les milieux portés par une commune ou un CPAS : celui qui reçoit d'un autre pouvoir public que l'ONE des subsides d'un montant équivalent au subside d'accessibilité et destinés eux aussi à l'accessibilité doit appliquer la participation financière selon les modalités du chapitre II — donc aussi la facturation sur les journées prévues au contrat. Plus de liberté sur le prix, donc, mais pas pour tout le monde — et pas moins d'attaches au contrat. Parce que ce montant, et la façon de le calculer et de le réviser, sont la neuvième mention obligatoire. Ils vivent dans le contrat, pas dans votre tête.
Et c'est là que les deux fils se rejoignent, en une conclusion que personne n'affiche jamais : changer votre tarif n'est pas un trait de stylo. Le montant est une mention du contrat (article 11, 9°), et toute modification du contrat doit être approuvée par l'ONE avant d'être appliquée (article 45). Avec une nuance qui change tout au quotidien : si la règle de révision — l'indexation, sa date, sa formule — est déjà écrite dans le contrat, l'appliquer n'est pas une modification, c'est le contrat qui fait son travail. Inventer un prix qui n'y figure pas, c'en est une.
C'est aussi pour cette raison que, dans Solencis Kids, le contrat n'est pas un fichier rangé à part. Vous importez votre modèle approuvé en PDF, vous posez les cases une seule fois — prénom, horaire, jours réservés, mode de tarification — et chaque contrat sort ensuite rempli depuis le dossier de l'enfant, sans recopier quoi que ce soit. Surtout : les jours réservés que vous écrivez là sont ceux que la grille de présences attend le matin, et ceux sur lesquels la facture se calcule. Une seule donnée, trois écrans — c'est ce qui permet de facturer sur les journées prévues au contrat sans jamais recompter à la main.
Sources
Source officielle : ONE — « Guide juridique » du Flash Accueil : la rubrique où l'Office publie ces fiches et leurs mises à jour (consulté le 27 août 2026)