Politique de confidentialité

Solencis (Cyril Polizzi), Avenue de la Petite Suisse 16, 6001 Charleroi, Belgique — contact@solencis.com.

Pour les données qu'elle saisit (enfants, familles, personnel), la crèche agit comme responsable du traitement ; Solencis Kids agit comme sous-traitant au sens du RGPD, pour le compte de la crèche. Cette relation est encadrée par notre accord de sous-traitance (art. 28).

Selon votre usage, nous traitons :

• Compte : nom, e-mail, rôle, mot de passe (chiffré).
• Crèche : coordonnées, numéros ONE / d'entreprise / TVA.
• Enfants & familles : identité, dates, sections, présences, coordonnées des parents, et — si vous les saisissez — données de santé (allergies, vaccinations, PAI) et financières (revenus pour la PFP, factures).
• Personnel : identité, fonctions, contrats, évaluations.
• Demandes de démo et prospection : si vous remplissez le formulaire « Réserver une démo en visio » ou si nous vous contactons à titre professionnel, nous traitons votre prénom et votre nom, la structure et sa commune, votre adresse e-mail, votre téléphone si vous le donnez, les créneaux proposés, votre message et l'historique de nos échanges (pour la prospection, nous pouvons aussi noter votre fonction) (aucune adresse IP n'est conservée avec la demande).
• Techniques : journaux de connexion, cookies strictement nécessaires.
• Ouverture des e-mails de la crèche : date de la première ouverture et nombre d'ouvertures des messages que la crèche envoie depuis l'application (voir « Cookies & mesure d'audience »).

• Fournir le service de gestion de crèche — exécution du contrat.
• Respecter les obligations réglementaires (facturation, transmission ONE) — obligation légale.
• Sécurité, support et amélioration du service — intérêt légitime.
• Organiser une démo demandée depuis le site, et vous recontacter à titre professionnel au sujet de Solencis Kids (prospection auprès des structures d'accueil) — mesures précontractuelles à votre demande, puis intérêt légitime ; conservation 3 ans après le dernier échange (voir plus bas, à la conservation). Vous pouvez vous opposer ou demander l'effacement à tout moment, et chaque e-mail de prospection porte un lien de désinscription.
• Les données de santé sont traitées pour la gestion de l'accueil, avec un accès restreint (art. 9 RGPD).

Certaines fonctionnalités (rédaction des transmissions, procès-verbaux, relances, Solène — notre copilote) s'appuient sur un modèle d'IA fourni par notre sous-traitant Anthropic (Claude). Pour générer ces textes, les éléments nécessaires (par exemple les notes du carnet de liaison) lui sont transmis le temps du traitement. Avant tout envoi, un filtre unique anonymise ce qui part : les noms des enfants, des parents et des membres du personnel sont remplacés par des jetons (les vrais noms ne sont rétablis que sur nos serveurs, à l'affichage), et les adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros de registre national, IBAN et adresses postales sont masqués. Un document qui peut contenir des données de personnes (fiche de paie, attestation, document comptable) n'est jamais transmis comme fichier : son texte est lu sur nos serveurs et part anonymisé. Seuls des documents sans donnée personnelle (menu, facture d'un fournisseur, comptes annuels) sont lus tels quels. L'historique des échanges avec Solène est effacé après 7 jours. Un relevé bancaire, une photo ou un document scanné ne lui sont jamais transmis : ils se lisent sur nos serveurs, ou le montant s'encode à la main. Conformément aux conditions de l'API utilisée, ces données ne servent pas à entraîner les modèles et ne sont pas conservées à cette fin. Ce transfert est encadré contractuellement.

Chaque structure peut désactiver l'IA dans ses Réglages (chapitre Sécurité), et un pouvoir organisateur peut la désactiver pour toutes ses crèches à la fois. Désactivée, aucune donnée n'est envoyée à un service d'intelligence artificielle ; le reste du logiciel fonctionne normalement.

Nous faisons appel à des prestataires sélectionnés pour leur sérieux :

• Supabase — base de données et stockage, hébergés dans l'Union européenne (Stockholm, Suède).
• Netlify — hébergement de l'application — États-Unis.
• Anthropic — génération de texte par IA — États-Unis (voir ci-dessus).
• Resend — envoi des e-mails transactionnels — États-Unis.
• Stripe — traitement des paiements d'abonnement — UE / États-Unis.
• Sentry — suivi des erreurs techniques de l'application (message d'erreur, écran, navigateur ; jamais de cookie, de corps de requête ni d'adresse e-mail) — données hébergées dans l'Union européenne.
• Cloudflare Turnstile — protection anti-robot des formulaires publics (connexion, inscription, formulaire d'inscription) : signaux techniques du navigateur, le temps du contrôle — États-Unis / réseau mondial.

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou le EU-US Data Privacy Framework, avec des garanties complémentaires (chiffrement, non-réutilisation des données par l'IA). La liste complète figure dans notre accord de sous-traitance.

Les données confiées par votre milieu d'accueil sont conservées pendant toute la durée de l'abonnement (c'est votre crèche, responsable de traitement, qui fixe les durées internes — l'application fournit archivage, corbeille et export). À la fin du contrat : restitution complète par export, puis suppression des données de production sous 60 jours et purge des sauvegardes techniques dans les 30 jours qui suivent, sauf obligation légale de conservation.

Le volet santé fait exception. Les consultations médicales, vaccinations, certificats, administrations de médicament et mesures de croissance relèvent du dossier de santé : la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins (article 35) impose de le conserver au minimum 30 ans après le dernier contact. Ces données ne sont donc ni supprimées à la fin du contrat, ni effaçables depuis l'application — même en supprimant définitivement une fiche enfant. C'est une obligation légale, et le droit à l'effacement ne s'y applique pas (RGPD, article 17 §3 b). Votre milieu d'accueil reste responsable de leur conservation et peut les exporter à tout moment.

Pour les traitements dont Solencis est responsable :

• Comptes & abonnement — durée du contrat + 1 an ;
• Factures & pièces comptables — 7 ans (obligations comptables et TVA belges) ;
• Demandes de support — 3 ans après clôture ;
• Contacts commerciaux (prospection B2B) — 3 ans après le dernier échange ; devis : 5 ans ;
• Journal technique des e-mails (destinataire, objet, statut — jamais le contenu) — 12 mois.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer, écrivez à contact@solencis.com. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD, Belgique).

Dans l'application (une fois connecté·e) : uniquement des cookies strictement nécessaires — authentification et sécurité. Aucune mesure d'audience, aucun traceur.

Dans les e-mails que votre crèche envoie depuis l'application (écran E-mails, aux parents ou au personnel) : une petite image invisible permet à la crèche de savoir si son message a été ouvert. Nous enregistrons seulement la date de la première ouverture et le nombre d'ouvertures — ni adresse IP, ni appareil. Ces informations restent dans l'historique d'envois de la crèche, visible des personnes qui ont accès à cet écran. Les factures, relances et notifications automatiques n'en contiennent pas. Le chiffre reste indicatif : certaines messageries affichent les images d'office, d'autres les bloquent. Pour ne pas être compté·e, bloquez l'affichage des images dans votre messagerie.

Sur le site public (pages de présentation, blog, démonstration) : nous mesurons l'audience pour savoir quelles pages sont utiles et comment améliorer le site. Rien ne se charge avant votre accord.Un bandeau vous demande de choisir ; tant que vous n'avez pas accepté, aucun de ces outils n'est activé et aucun cookie de mesure n'est déposé. Refuser est aussi simple qu'accepter, et vous pouvez changer d'avis à tout moment.

Ce qui est déposé si vous acceptez :

• Google Analytics 4, chargé via Google Tag Manager (Google Ireland Ltd) — pages vues, origine de la visite, type d'appareil. Conservation : 14 mois. Adresses IP anonymisées.
• Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd) — enregistre le déroulé de la navigation (déplacements, clics, défilement) pour repérer les endroits où le site est confus. Les champs de saisie sont masqués. Conservation : 13 mois.
• Un identifiant de visite déposé par nous (solencis_vid) : un numéro aléatoire, sans aucune donnée personnelle, qui permet de relier les pages d'une même visite. Durée : 6 mois. Il est effacé immédiatement si vous refusez ou revenez sur votre accord.
• Votre choix lui-même (solencis_consent), pour ne pas vous reposer la question à chaque page. Durée : 6 mois. Ce cookie-là est déposé quel que soit votre choix — y compris un refus.

Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD), recueilli avant tout dépôt. Ces outils sont fournis par Google et Microsoft, qui peuvent traiter ces données en dehors de l'Union européenne sur la base des clauses contractuelles types de la Commission.

Changer d'avis : supprimez les cookies de ce site dans votre navigateur — le bandeau réapparaîtra et vous pourrez refuser. Vous pouvez aussi nous écrire à contact@solencis.com.