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Service d'accueil d'enfants : toutes vos accueillantes suivies depuis un seul écran
Un service d'accueil d'enfants — le SAE, que presque tout le monde appelle encore le service d'accueillantes — c'est vingt, quarante, parfois soixante maisons différentes, chacune avec ses familles, ses horaires et ses papiers.
Votre pouvoir organisateur — commune, CPAS ou ASBL — répond de toutes. Solencis Kids donne à chaque accueillante son propre espace, et vous laisse la vue d'ensemble.
21 jours d'essai, sans carte bancaire. Au-delà de 80 places, l'abonnement se chiffre sur devis — un service, ça se regarde à deux avant de mettre un prix dessus.
L'écran « Accueillantes du service ». Service et personnes imaginaires.
En 2024, la Fédération Wallonie-Bruxelles comptait 67 services d'accueil d'enfants (72 en 2023), qui encadraient 1 439 accueillantes salariées et 361 accueillantes conventionnées. Vous êtes peu nombreux, et vous vous connaissez tous. C'est aussi pour ça que cette page dit franchement ce que le logiciel ne fait pas.
Source : ONE — ONE en chiffres 2024 — consulté le 27 août 2026.
Chaque accueillante a son espace, le service garde la vue d'ensemble
Sur l'écran « Accueillantes du service », vous ajoutez une accueillante et son lieu d'accueil en une seule fois. Vous désignez la titulaire, vous saisissez son NISS — celui que l'ONE vous demandera — et vous lui ouvrez son espace par e-mail. Une accueillante déjà indépendante peut aussi être rattachée sans rien recommencer.
Elle reçoit son lien, elle active son compte, et elle est chez elle : ses enfants, ses présences, son journal, ses transmissions aux parents. Elle ne voit que son milieu — jamais celui des autres.
Vous, vous restez à l'étage du service : les inscriptions, les enfants de tous les milieux, les présences du jour, la santé (allergies, PAI), la complétude des dossiers, les présences ONE, le registre horaire, les attestations fiscales, la facturation, la comptabilité et les annonces aux parents.
- Une accueillante salariée accueille 4 enfants équivalents temps plein, avec un maximum de 5 enfants présents en même temps.
- Une direction à temps plein à partir de 72 places, à mi-temps en deçà.
- Un encadrement psycho-médico-social de 0,5 ETP par tranche de 36 places.
Autrement dit : votre service se compte en places, pas en maisons. Les écrans consolidés sont construits comme ça.
Source : Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 2 mai 2019, art. 57 — consulté le 27 août 2026.
Le dossier réglementaire de chacune, et les pièces qui reviennent
L'arrêté demande au pouvoir organisateur de tenir en permanence à jour un dossier pour chaque membre du personnel. Dedans, au minimum : l'extrait de casier judiciaire, renouvelé tous les cinq ans ; le certificat médical, renouvelé chaque année ; la preuve d'immunité contre la rubéole ; le diplôme ; et la preuve du schéma de vaccination des enfants du ménage.
Sur quarante accueillantes, cela fait quarante dates qui reviennent chaque année, et quarante autres tous les cinq ans. Personne ne tient ça de tête, et personne ne devrait avoir à le faire.
Source : Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 2 mai 2019, art. 56 — consulté le 27 août 2026.
- Chaque accueillante a sa fiche de personnel dans son espace, avec son NISS.
- Dans les réglages de son milieu, la liste des pièces à réunir se pose une fois. Kids en propose le jeu habituel : contrat de travail, règlement de travail, certificat médical / aptitude, extrait de casier judiciaire, attestation de formation continue, fiche fiscale 281.10.
- Une fois cette liste posée, un bouton la dépose sur la fiche. Chaque pièce porte sa mention : « Une fois » ou « Chaque année ». Celles qui reviennent reviennent.
- Le document déposé reste attaché à la fiche — le jour où l'ONE le demande, il est là.
Kids range les pièces et distingue celles qui reviennent chaque année. Il n'envoie pas encore d'alerte automatique pour les cinq ans du casier judiciaire : ce rappel-là existe comme une ligne à cocher dans la liste d'embauche, à la date anniversaire du document. C'est utile, ce n'est pas une sonnette. Et la liste des pièces se pose milieu par milieu, pas une fois pour tout le service. Autant que vous le sachiez avant de l'essayer, pas après.
Conventionnée ou salariée : chaque accueillante porte son type de contrat
C'est le chantier de vos dernières années. L'ONE écrit que le statut de « conventionné » auprès d'un SAE est désormais réservé aux remplacements de co-accueillantes conventionnées : le métier s'exerce comme salarié, sous votre pouvoir organisateur.
Source : ONE — Devenir accueillante d'enfants auprès d'un SAE — consulté le 27 août 2026.
Dans son rapport 2024, l'Office indique que le passage au statut salarié de l'ensemble des accueillant·e·s conventionné·e·s « progresse selon le calendrier prévu et se finalisera comme prévu en 2025 ». Il restait alors 361 conventionnées pour 1 439 salariées : pendant la bascule, un même service porte les deux.
Source : ONE — ONE en chiffres 2024 — consulté le 27 août 2026.
Alors le logiciel le porte aussi. Chaque accueillante affiche son statut sur le roster, et la déclaration ONE du service reprend, pour chacune, son NISS et son type de relation de travail. Une accueillante qui passe au salariat, c'est un statut à changer sur sa ligne — pas un dossier à refaire.
Solencis Kids ne fait pas la paie. Ni l'ONSS, ni la C220B, ni les documents de chômage temporaire. D'autres logiciels le font ; nous, non, et nous ne comptons pas le faire croire. Ce que Kids tient, c'est le registre horaire consolidé : un écran du service qui rassemble, en un fichier, les jours et les heures déjà pointés sur tous les milieux. Le calcul reste chez votre secrétariat social.
Disons-le tout de suite, parce que c'est la question que vous poserez en démonstration : Kids ne relève pas les heures d'une accueillante tout seul. La pointeuse est un écran d'équipe collective, et elle ne figure pas dans le menu d'un milieu familial. Aujourd'hui, ce registre consolide ce qui a été pointé — il ne remplace pas la façon dont vous relevez les prestations de vos accueillantes.
Si vous cherchez d'abord à comprendre ce que chaque statut change pour l'accueillante elle-même, on l'a écrit à part : salariée, indépendante ou co-accueil : ce que chaque statut change.
Les présences de tout le service, et le relevé ONE au format attendu
Les présences du jour, milieu par milieu, sur un seul écran : qui est là, qui manque, chez qui. Vous n'appelez plus quatre accueillantes pour savoir si l'après-midi tient.
De ces présences, le relevé mensuel de fréquentation se remplit tout seul. Vous le relisez ligne par ligne — c'est votre subside qui est dessus — puis vous l'exportez au format attendu par l'ONE.
Toutes les accueillantes, la journée en cours, filtrable par milieu.
L'aperçu mensuel consolidé, vérifiable ligne à ligne avant l'envoi.
Les jours et heures pointés sur tous les milieux, en un fichier.
Un seul fichier Belcotax-on-web pour tout le service, sous sa BCE.
La facturation : une vue consolidée, et les brouillons du mois préparés en une fois
Chez vous, le barème n'est pas une option. L'arrêté impose au pouvoir organisateur d'un service d'accueil qui bénéficie a minima de subventions d'accessibilité de solliciter auprès des parents une participation financière calculée selon les règles du chapitre qui fixe ce barème. Et l'ONE range les 67 services d'accueil d'enfants à ce niveau de subside. Kids calcule la participation financière au barème ONE.
Source : Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 2 mai 2019, art. 123 — consulté le 27 août 2026.
Source : ONE — ONE en chiffres 2024, p. 22 — consulté le 27 août 2026.
- Facturé, encaissé, restant dû et taux de recouvrement — par accueillante, et au total.
- Les impayés de tous les milieux dans une seule liste, avec la relance par e-mail.
- Les attestations fiscales 281.86 : un seul fichier Belcotax-on-web pour tout le service, sous sa BCE. Un enfant accueilli dans deux milieux ne fait qu'une fiche.
Un bouton prépare les brouillons de facture du mois pour chaque accueillante, avec exactement les mêmes calculs que dans son milieu. Il ne touche jamais une facture déjà émise.
Vous relisez, puis chacune émet les siennes. Rien n'est émis ni encaissé depuis l'écran du service, et c'est volontaire : une facture émise est visible du parent à la seconde. Ce geste-là mérite un regard, pas un lot.
Ce qui se facture, ce sont les journées prévues au contrat d'accueil. Les 12 mentions du contrat d'accueil ONE.
Qui voit quoi, dans votre service
Une coordinatrice qui suit huit accueillantes n'a pas à voir les revenus des familles des trente-deux autres. Les droits se règlent au cas par cas, et ils tiennent côté serveur — pas seulement en masquant un bouton.
Pleins pouvoirs : gère les membres, la facturation et les démarches officielles (281.86, ONE, abonnement).
Pilote les accueillantes selon les droits que vous lui accordez — et son périmètre peut être limité à certaines d'entre elles.
Vue d'ensemble uniquement, sans aucune donnée nominative.
Par-dessus le rôle, les droits sensibles s'accordent un par un : les finances, le registre horaire, la santé et les NISS, les démarches officielles. Et un détail qui compte : un coordinateur dont le périmètre ne couvre qu'une partie du service ne peut pas envoyer la déclaration ONE. Une déclaration partielle serait fausse ; l'application refuse, plutôt que de la laisser passer.
Ce que Solencis Kids ne fait pas — dit avant la démonstration, pas après
En 2024, vous étiez soixante-sept services en Fédération Wallonie-Bruxelles. Une promesse qui s'effondre en démonstration se sait avant la fin de la semaine. Voici donc les cinq choses que nous ne faisons pas, écrites ici plutôt que découvertes chez vous.
- La paie et les documents sociaux. Ni salaires, ni ONSS, ni C220B, ni documents de chômage : votre secrétariat social les fait. Kids consolide les heures déjà pointées, et s'arrête là — il ne relève pas les prestations d'une accueillante à votre place.
- La facturation des parents à la place de l'accueillante. Le service voit tout, prépare les brouillons du mois et relance les impayés. Mais l'émission et l'encaissement restent un geste par milieu. C'est en chantier, ce n'est pas livré.
- Le co-accueil. Deux accueillantes dans un même lieu, ça existe et l'ONE l'encadre. Kids ne le gère pas encore : chaque accueillante y est un milieu, avec ses propres places.
- Le dépôt automatique à l'ONE. Le relevé se prépare tout seul et s'exporte au format attendu. Le dépôt direct est branché et testé sur l'environnement de test de l'Office, pas promis en production.
- Le mode tablette dans l'entrée. Il est fait pour une section de crèche collective. Chez une accueillante, il n'a pas d'objet — il n'apparaît même pas dans ses réglages.
Ouvrir l'espace de votre service
À l'inscription, vous choisissez « Un service d'accueillantes ». Vous ajoutez vos accueillantes une à une — ou vous nous envoyez votre liste et on la reprend pour vous. Chacune reçoit son lien, et vous voyez votre service se remplir écran après écran.
21 jours d'essai, sans carte bancaire. Et si vous préférez commencer par une conversation plutôt que par un formulaire, écrivez-nous : c'est souvent plus rapide.
Vous êtes accueillante indépendante ? La page qui vous concerne est ailleurs — et elle ne raconte pas la même chose.