Plusieurs crèches, un seul pouvoir organisateur

Un espace pour le pouvoir organisateur

Au-dessus des crèches, l'espace « Organisation » : onze écrans consolidés, du tableau de bord à la comptabilité, plus la fiche de chaque crèche et de chaque enfant. Les deux derniers écrans sont réservés au gérant de l'organisation.

• Un compte de résultat par crèche et consolidé, borné au périmètre du membre qui le consulte.
• Les demandes d'inscription arrivent au niveau de l'organisation, puis se répartissent.
• Chaque crèche garde son espace, son équipe et ses réglages propres.
• Un membre de l'organisation ne voit que les crèches de son périmètre — la base le lui impose.

Vos recettes dans votre comptabilité, pas dans un tableur

Depuis un seul menu « Exporter », l'écran Facturation produit sept fichiers destinés aux logiciels comptables. Quatre d'entre eux concernent directement les pouvoirs publics et leurs receveurs.

Ces formats ont été relevés sur des exports réellement produits en août 2026 — séparateurs, encodage, dates et décimales compris — et les huit générateurs sont couverts par 108 tests automatisés.

Votre comptable reçoit des chiffres qui ne bougent pas en douce

Votre comptabilité est tenue par votre service financier, une fiduciaire ou un autre service extérieur ? Un fichier remis pour un mois ne devrait pas changer sans que personne ne le sache. À chaque export, Solencis Kids garde donc une trace et la compare ensuite à vos factures.

• Chaque export est daté et signé : le jour, la personne, le logiciel visé (Audit 3000, Fidelo, Civadis, Onyx, Popsy, Winbooks ou tableur) et la liste des factures avec leur montant.
• Une fenêtre vous prévient avant de modifier, régénérer, annuler ou créditer une facture d'un mois déjà exporté : « cet export ne sera plus juste ». La direction décide, rien n'est bloqué.
• La liste exacte de ce qui a changé depuis l'export : montant avant → après, facture annulée ou retirée, note de crédit émise depuis. Un simple paiement reçu n'y figure pas.
• Votre comptable est prévenu par e-mail, après relecture de l'aperçu par la direction (rien ne part sans son clic), et retrouve un rappel à sa connexion tant qu'il n'a pas refait l'export. Il lui faut pour cela un accès « comptable », limité aux écrans financiers.
• Un mois qui n'est pas fini est signalé avant l'export : factures contestées par un parent, brouillons.
• Doubles paiements et trop-perçus sont signalés à l'import des relevés CODA et restent visibles sur la facture.

Cette mémoire des exports est conservée sept ans, la durée que le Code de droit économique retient pour les livres et pièces justificatives. Elle s'écrit à l'export et ne se modifie ni ne s'efface depuis le logiciel.

Source : Commission des normes comptables — conservation sept ans (art. III.86 à III.88 du Code de droit économique) — consulté le 21 octobre 2026.

Deux éléments appartiennent à votre comptabilité et se paramètrent dans l'application : l'article budgétaire et vos numéros de tiers. L'export refuse de produire un fichier tant que l'article budgétaire n'est pas renseigné — plutôt que d'envoyer une recette sur le mauvais poste.

Qui voit quoi — et qui le fait respecter

Six rôles — direction, comptable, médecin, accueillante, conseil en lecture seule, personnel — gardés par une même matrice de permissions, des écrans jusqu'aux actions, avec une liste blanche de routes. Des droits se cochent ensuite personne par personne : finance, médical, ressources humaines, sections, modules supplémentaires.

Chaque membre replie les rubriques qu'il n'utilise pas : une puéricultrice voit trois écrans, la direction trente — ou quinze, si elle préfère commencer petit et déléguer le reste.

Et en dessous, la base PostgreSQL elle-même filtre chaque lecture (Row Level Security) : même un accès direct, hors application, ne rend rien de plus.

Protection des données

• Hébergé dans l'Union européenne : données et fichiers à Stockholm, traitement à Francfort — rien ne quitte l'UE. Les copies d'écran des deux consoles sont fournies sur demande.
• Accord de sous-traitance signé au sens de l'article 28 du RGPD avec notre hébergeur de données, incorporant les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• L'accord de sous-traitance est un écran bloquant, accepté avant le premier accès — auteur, version et horodatage enregistrés. Texte public sur kids.solencis.be/sous-traitance.
• Le registre des traitements (art. 30) est livré dans le produit : 13 traitements décrits, sous-traitants listés — un modèle de départ pour votre délégué à la protection des données.
• Un journal des accès sensibles — exports, liens parents, entrées du support — que personne ne peut écrire ni effacer.
• Droit à l'effacement (art. 17) outillé : les 45 tables rattachées à un enfant ont chacune leur sort écrit — purge, caviardage ou conservation légale — sous garde d'un test.
• Droit d'accès et portabilité (art. 15 et 20) : export complet, en un fichier, du dossier d'un enfant ou d'un membre du personnel.

Source : Décision d'exécution (UE) 2021/914 — clauses contractuelles types — consulté le 8 septembre 2026.

Intelligence artificielle : ce qui part, et quand

Le logiciel comporte des fonctions d'assistance rédactionnelle. Voici exactement ce qu'elles font, parce que c'est la question qu'un délégué à la protection des données pose en premier.

• Vous décidez. La direction désactive l'IA d'un clic dans les Réglages, et le pouvoir organisateur pour toutes ses crèches à la fois : aucune donnée n'est alors envoyée à un service d'intelligence artificielle. Tout le reste du logiciel fonctionne sans elle.
• Tout ce qui part est anonymisé, par un filtre unique placé avant toute sortie : les noms des enfants, des parents et du personnel deviennent des jetons, rétablis seulement sur nos serveurs ; adresses e-mail, téléphones, numéros de registre national, IBAN et adresses postales sont masqués.
• Aucun document personnel n'est transmis comme fichier : une fiche de paie, une attestation ou un document comptable est lu sur nos serveurs et seul son texte anonymisé est utilisé.
• Aucun envoi automatique. Aucune tâche planifiée du produit n'appelle l'IA : chaque génération part d'un geste explicite d'un membre habilité. L'historique de l'assistant est effacé après sept jours.

L'enregistrement du temps de travail

Une obligation générale d'enregistrer le temps de travail est annoncée pour 2027. Deux précisions avant tout le reste : le texte est encore un avant-projet, et une pointeuse n'y serait pas obligatoire — l'obligation porterait sur la mesure des heures, pas sur l'achat d'un appareil. Nous préférons l'écrire que de vous vendre un boîtier.

Ce que Kids fait déjà, et que vous pouvez regarder : où en est le texte, et ce qu'il changerait pour une crèche.

Partir avec ses données

La réversibilité se juge le jour où l'on s'en va, pas le jour où l'on signe. Voici ce qui existe, déclenchable par la direction depuis l'application, sans nous solliciter.

• 30 exports tableur répartis dans 22 écrans — enfants, inscriptions, présences, pointage, personnel, formations, facturation, impayés, comptabilité, déclaration ONE…
• Six formats comptables au choix dans le menu de facturation.
• Deux exports RGPD complets : dossier d'un enfant, dossier d'un membre du personnel.
• Le livre officiel s'exporte en dossier autoportant, accompagné de son vérificateur d'empreintes.

Dans l'autre sens, la reprise est déjà éprouvée : 249 fiches enfants et 2 476 documents de facturation repris en production. Chaque ligne garde son origine, ce qui permet de rejouer la reprise sans créer de doublon.

Vos obligations envers l'ONE et le SPF Finances

• Le quota d'absences justifiées suit la circulaire ONE au millésime près : 40 jours proratisés, fermetures déduites, arrondi au demi-jour.
• Un registre journalier imprimable par section — toute la cohorte attendue, absences comprises.
• Les attestations 281.86 : le PDF officiel du SPF rempli et signé, et le XML Belcotax-on-web validé contre le schéma officiel.
• Les livres légaux à écritures définitives : numéro continu, empreintes chaînées, toute retouche refusée par la base elle-même.

Source : Arrêté royal du 21 octobre 2018, art. 4 — continuité et irréversibilité des écritures — consulté le 8 septembre 2026.

Source : SPF Finances — Belcotax-on-web — consulté le 8 septembre 2026.

L'API officielle de l'ONE est branchée : cycle complet exécuté le 13 août 2026 sur l'environnement d'acceptation de l'Office.

Vous gérez un service d'accueillantes conventionnées ? Notre page dédiée aux services d'accueil d'enfants décrit le fonctionnement par accueillante.