Plusieurs crèches, un seul pouvoir organisateur

Un espace pour le pouvoir organisateur

Au-dessus des crèches, Solencis Kids ouvre un espace « Organisation » : onze écrans consolidés — tableau de bord, inscriptions centralisées, enfants, présences, santé, dossiers, facturation, comptabilité, communication, membres et accès, réglages — plus deux vues de détail, la fiche d'une crèche et la fiche d'un enfant. Les deux derniers écrans sont réservés au gérant de l'organisation.

• Un compte de résultat par crèche et consolidé, borné au périmètre du membre qui le consulte.
• Les demandes d'inscription arrivent au niveau de l'organisation, puis se répartissent.
• Chaque crèche garde son espace, son équipe et ses réglages propres.
• Un membre de l'organisation ne voit que les crèches de son périmètre — la base le lui impose.

Vos recettes dans votre comptabilité, pas dans un tableur

Depuis un seul menu « Exporter », l'écran Facturation produit sept fichiers destinés aux logiciels comptables. Quatre d'entre eux concernent directement les pouvoirs publics et leurs receveurs.

Ces formats n'ont pas été devinés : ils ont été relevés sur des exports réellement produits par le logiciel qu'utilisait l'une de nos crèches, en août 2026 — séparateurs, encodage, fins de ligne, format des dates et des décimales compris. Les huit générateurs de fichiers du produit sont couverts par 108 tests automatisés, que vos services peuvent relancer eux-mêmes sur le code source que nous remettons.

Qui voit quoi — et qui le fait respecter

Le contrôle d'accès s'applique à deux niveaux. Dans l'application, une matrice de permissions unique garde de la même manière les écrans, les routes de données et les actions : six rôles — direction, comptable, médecin, accueillante, membre de conseil en lecture seule, personnel — dont trois sont bornés par une liste blanche de routes. Des droits se cochent ensuite personne par personne : finance, médical, ressources humaines, sections, modules supplémentaires.

Et parce qu'un logiciel complet ne doit pas être un logiciel encombrant, chaque membre peut aussi replier les rubriques qu'il n'utilise pas : sa barre latérale ne montre que l'utile du moment, sans rien retirer comme droit, et tout se réactive en un clic. Une puéricultrice voit trois écrans ; la direction en voit trente — ou quinze, si elle préfère commencer petit et déléguer le reste.

En dessous, c'est la base de données PostgreSQL elle-même qui filtre chaque lecture sur les seules crèches auxquelles le compte est rattaché (Row Level Security). Ce n'est pas l'écran qui protège la donnée : un accès direct à la base, en dehors de l'application, ne rend pas davantage.

Protection des données

• Hébergement dans l'Union européenne, sur deux régions distinctes. La base de données et les fichiers déposés — documents, pièces justificatives, photographies — sont hébergés à Stockholm (AWS eu-north-1, Suède) ; le traitement applicatif serveur s'exécute à Francfort (AWS eu-central-1, Allemagne). Aucune donnée applicative ne quitte l'Union européenne. Les copies d'écran des deux consoles sont fournies sur demande.
• Accord de sous-traitance signé au sens de l'article 28 du RGPD avec notre hébergeur de données, incorporant les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• L'accord de sous-traitance que nous vous proposons n'est pas un PDF annexé : c'est un écran bloquant dans le logiciel, que la direction doit accepter avant d'accéder à son espace. L'acceptation est enregistrée avec son auteur, la version acceptée et son horodatage. Le texte est publié en accès libre sur kids.solencis.be/sous-traitance.
• Un registre des activités de traitement (art. 30) livré dans le produit, pas en annexe : 13 traitements décrits — finalité, base légale, catégories, destinataires, durée, mesures —, dont deux signalés « données sensibles » au sens de l'article 9, et la liste des sous-traitants techniques. Il est fourni comme modèle de départ, à valider par votre délégué à la protection des données.
• Un journal des accès sensibles, en service depuis le 7 août 2026 : exports, liens d'accès parents et pédiatre, entrée d'un compte support de l'éditeur, activation de la double authentification, dépôt et retrait de photos d'enfants. Un utilisateur ne peut ni l'écrire ni l'effacer.
• Droit à l'effacement (art. 17) outillé : un plan déclaratif fixe, table par table et avec sa justification écrite, le sort de chacune des 45 tables rattachées à un enfant — purge, caviardage, ou conservation au titre d'une obligation légale. Un test automatisé fait échouer la livraison dès qu'une nouvelle table rattachée à un enfant n'y est pas classée.
• Droit d'accès et portabilité (art. 15 et 20) : export complet, en un fichier, du dossier d'un enfant ou d'un membre du personnel.

Source : Décision d'exécution (UE) 2021/914 — clauses contractuelles types — consulté le 8 septembre 2026.

Intelligence artificielle : ce qui part, et quand

Le logiciel comporte des fonctions d'assistance rédactionnelle. Voici exactement ce qu'elles font, parce que c'est la question qu'un délégué à la protection des données pose en premier.

• Un seul fournisseur, un seul point de sortie dans le code. La clé n'existe que côté serveur ; aucun composant exécuté dans le navigateur n'appelle l'IA.
• Aucun envoi automatique. Aucune des tâches planifiées du produit n'appelle l'IA. Chaque génération part d'un clic explicite d'un membre habilité, et est décomptée d'un quota propre à la crèche.
• Le co-pilote pseudonymise avant d'envoyer : noms d'enfants, de parents, de personnel et de contacts d'urgence sont remplacés par des jetons stables (« Enfant_001 »). La table de correspondance reste en mémoire du serveur et n'est jamais transmise ; les vrais noms sont réinsérés à l'affichage.
• L'accès au co-pilote s'attribue membre par membre.

Partir avec ses données

La réversibilité se juge le jour où l'on s'en va, pas le jour où l'on signe. Voici ce qui existe, déclenchable par la direction depuis l'application, sans nous solliciter.

• 30 exports tableur répartis dans 22 écrans — enfants, inscriptions, présences, pointage, personnel, formations, facturation, impayés, comptabilité, déclaration ONE…
• Six formats comptables au choix dans le menu de facturation.
• Deux exports RGPD complets : dossier d'un enfant, dossier d'un membre du personnel.
• Le livre officiel s'exporte en dossier autoportant, accompagné de son vérificateur d'empreintes.

Dans l'autre sens, la reprise depuis un logiciel concurrent est outillée et déjà exécutée : 249 fiches enfants, 138 demandes d'inscription et 2 476 documents de facturation historiques ont été repris en production depuis BeKid et ABCrèche. Chaque ligne conserve en base son logiciel d'origine et son identifiant d'origine, ce qui permet de rejouer la reprise sans créer de doublon.

Vos obligations envers l'ONE et le SPF Finances

• Le quota d'absences justifiées suit la circulaire de participation financière des parents, millésime paramétrable : un quota annuel de 40 jours à temps plein, proratisé par les jours de fréquentation hebdomadaire et par le nombre de mois d'accueil, diminué des fermetures annuelles à concurrence de 10 jours, arrondi au demi-jour.
• Un registre journalier des présences imprimable : un tableau par section, avec arrivée, départ et signature de l'accueillant·e — et qui fait apparaître toute la cohorte attendue, absences comprises, pas seulement les enfants pointés.
• Les attestations fiscales 281.86 sont établies en remplissant les 81 champs du formulaire PDF officiel du SPF Finances lui-même, signature apposée et document aplati. Le fichier XML destiné à Belcotax-on-web est produit à côté, et validé contre le schéma officiel par un test automatisé.
• Les livres légaux — journal des ventes et journal financier — sont tenus dans un segment à écritures définitives : numéro continu, empreinte chaînée à la précédente, et toute modification, suppression ou troncature refusée par la base de données elle-même.

Source : Arrêté royal du 21 octobre 2018, art. 4 — continuité et irréversibilité des écritures — consulté le 8 septembre 2026.

Source : SPF Finances — Belcotax-on-web — consulté le 8 septembre 2026.

Ce que Solencis Kids ne fait pas

Cette section n'est pas une précaution de style. Si l'un de ces points est éliminatoire dans votre marché, mieux vaut le savoir maintenant que le découvrir en démonstration.

• Pas de facturation électronique structurée. Le logiciel n'émet ni ne reçoit de facture au format Peppol / UBL, et n'est raccordé à aucun point d'accès. Il produit des factures PDF et les six exports comptables ci-dessus. Ce point est sans incidence sur le mandat belge d'e-facturation entre entreprises, l'accueil de la petite enfance étant exonéré de TVA au titre de l'article 44 § 2 du Code.
• Pas de paiement en ligne par carte pour les familles, ni Bancontact, ni portefeuille électronique, ni eBox ou recommandé numérique. Les familles règlent par virement — un QR de virement européen est affiché sur la facture — ou par domiciliation.
• Pas d'export dédié Sage ni BOB. Le bouton CSV produit une liste de factures, pas un fichier d'import de ces logiciels.
• Pas de délai de réponse contractualisé. Nos conditions générales prévoient une obligation de moyens, sans délai garanti. Si votre cahier des charges exige un niveau de service chiffré, il devra être négocié et écrit — nous ne pouvons pas vous en citer un qui existerait déjà.
• Pas d'importeur « tableur générique ». La reprise passe par deux convertisseurs écrits pour les exports de BeKid et d'ABCrèche. Pour un autre logiciel, la reprise est une prestation à évaluer sur vos fichiers réels.

Notre âge, sans le maquiller

Solencis Kids est exploité par des milieux d'accueil depuis le 19 juin 2026. C'est peu, et nous ne le présentons pas autrement. Voici ce que cela représente au 8 septembre 2026, hors environnements de démonstration :

Ce que ce recul court ne dit pas, en revanche : la logique métier réglementaire — participation financière des parents, facturation, quotas d'absence, subsides — est couverte par 5 795 tests automatisés répartis sur 357 fichiers, tous passants, et le schéma de la base est documenté par près de 400 fichiers de migration versionnés. Nous pouvons joindre le journal d'exécution horodaté à toute offre.

Notre première crèche cliente accepte d'être contactée par un pouvoir adjudicateur qui souhaite l'interroger directement.

Vous gérez un service d'accueillantes conventionnées ? Notre page dédiée aux services d'accueil d'enfants décrit le fonctionnement par accueillante.